Organização e Produtividade

É uma das coisas que mais busco a minha vida inteira, em tudo que eu faço: uma organização eficiente, que seja simples o suficiente para eu não me perder nela, mas segura o suficiente para eu não perder nada que precise ser feito no tempo certo.

O método GTD tem muitas ferramentas bacanas para alcançar isso, mas eu confesso que tem tanta coisa sendo dita sobre ele por aí, que eu já me perdi e até hoje não encontrei algo que seja exatamente o que eu preciso. Enquanto eu não tinha tantas tarefas para organizar, ok. Fazia um cronograma do que precisava estudar de acordo com as provas e das coisas que tinham que ser feitas em casa e estava tudo certo.

Só que aí, veio a coordenação, um volume enorme de prazos e tarefas, questionamentos a serem respondidos, pesquisas a serem feitas e uma equipe com 5 pessoas. E aí, qual é o melhor método para organizar isso tudo?? Deve ter um jeito simples e eficaz de fazer isso, afinal, tem gente que gerencia equipes com centenas de pessoas no Brasil inteiro e um milhão de prazos e tarefas!! Vide esse cara aí, que falou tudo, menos como ele se organiza...

http://www.napratica.org.br/santander-na-pratica-a-rotina-do-responsavel-pela-area-de-microcredito-no-brasil/

Enfim. Eu vivo lendo coisas sobre o assunto, mas ainda não encontrei nada que seja 100% eficaz para mim, nem que neutralize ou minimize bastante a minha tendência de procrastinar quando a coisa não tem prazo nem importância (clara para mim).

Percebi, então, que preciso voltar a fazer o que sempre fiz e funcionou muito bem para mim: escrever. Óbvio! Colocar as coisas no papel, LER as anotações, visualizar, raciocinar sobre elas, analisar todas com calma. Isso sempre deu muito certo para mim, porque sempre precisei filtrar todas as informações e dicas que recebia, de modo a encontrar combinações que doses adequadas à minha rotina. É assim que eu sou uai. E isso demanda um pouco de tempo e atenção, claro. Se você só trabalha e não consegue ter tempo e energia para pensar em outra coisa (como eu estava há pouco tempo), não dá... então, comecei reduzindo minha carga de trabalho e responsabilidade.

Descobri que eu não tenho energia vital para trabalhar 10, 12 horas por dia e ainda ler sobre organização, pensar nisso, ou fazer qualquer outra coisas além de dormir (tenho repetido isso muito, acho que vou precisar de um post só pra falar deste assunto MESMO). Bom, hoje então eu quero registrar aqui e organizar alguns pontos que li e acho que podem me ajudar nessa busca de um método simples e infalível de organização e gestão de tempo, equipe, etc...

- De manhã, enquanto arruma o almoço para levar, ou o café da manhã (ou em qualquer momento em que seja possível pensar sem causar uma tragédia) escolha três objetivos para o dia, três coisas que você quer realizar dentro do horário de trabalho. Claro, nem sempre será possível cumprir tudo, mas é uma estratégia.

- Programar o calendário, atribuindo o tempo estimado para cada tarefa e acrescentando 33%, por segurança. Achei isso O MÁXIMO, porque sou mestre em subestimar o tempo que preciso para cada tarefa, porque parece que eu não admito que sou detalhista e aprofundada, nada é tão simples como parece à primeira vista, fora minha dificuldade de me concentrar integralmente em uma coisa...se o projeto for muito grande, separar em pedaços. Este merece destaque.

- Meditar por uns 15 minutos depois do almoço, antes de voltar ao trabalho, fora da mesa e longe do computador, lembrando como está a execução daquelas 3 coisas que você escolheu de manhã, identificando quais foram as distrações que impediram a boa execução do plano inicial (que não é estático, mas está aí justamente para resolver o seu problema de procrastinação e concentração). Voltar ao trabalho pensando nas conclusões retiradas nesta "meditação".

- Foco no processo. Além de almejar o resultado, prestar atenção na produção dele também ajuda a ter mais concentração e prazer no que se faz. Observar cada detalhe e concentrar-se nele é um exercício poderoso, acredite! Eu testei hoje de manhã e deu certo!! É o que estou cansada de dizer para mim e todo mundo: viver é muito perigoso, porque aprender a viver é que é o viver mesmo. O real se dispõe para a gente é no meio da travessia... Claro, sempre o Rosa, ele é demais. Ou seja, esteja inteiramente presente no presente. Isso é fantástico.

Quer dizer, no final das contas, quando você reflete sobre esta e outras dicas, tudo está ligado ao foco, à calma e ao poder de respirar, refletir e viver o presente...é muito filosófico, sempre! Mas é claro que é mais fácil dividir essa filosofia em dicas práticas né??

Essas dicas todas eu tirei daí ó:

http://revistapegn.globo.com/Noticias/noticia/2014/01/5-rituais-matinais-para-aumentar-produtividade-ao-longo-do-dia.html

Revista Vida Simples Junho de 2014 - as 10 melhores matérias - "Oba, segunda-feira!"